Akou metódou riadiš projekty?

V projektovej akadémii počúvame túto otázku celkom pravidelne. Medzi manažérmi vyvoláva nekonečné diskusie. Rovnako ako otázka "riadia lepšie projekty muži, alebo ženy"...?

Vo väčšine prípadov je odpoveď buď "projekty riadim podľa štandardu PMBOK", alebo možno ešte častejšie" na projektoch používam metódu PRINCE2. Prvá z nich vznikla a dominuje v USA. Tá druhá má drvivú väčšinu popularity v Európe a svojimi koreňmi siaha do Spojeného kráľovstva, Veľkej Británie.

• PMBOK Guide je štandard vydaní organizáciou PMI (USA)
• PRINCE2 je spísaný v knihe PRINCE2 Manual. Vlastník metódy je Axelos (Veľká Británia)

Na konci tohoto článku si sami najlepšie urobíte názor či už z pohľadu projektového manažéra, sponzora, alebo člena projektovej kancelárie na to, ako bude lepšie riadiť projekty. Poďme si bez okolkov rozobrať ich silné a slabé stránky.

Kto stojí za PMBOK

Project Management Institute (PMI), vlastník metodiky PMBOK Guide

Táto organizácia sídli v USA. A tam má aj najväčšiu popularitu. PRINCE2 naopak vedie v Európe, ale o tom neskôr. Prvá verzia PMBOK vyšla v roku 1996. Za tú dobu prešla niekoľkými revíziami. V poslednej verzií PMBOK 6 reflektuje súčasné trendy projektového riadenia. A už sa hovorí o príprave PMBOK 7.

PMBOK Guide je defacto sada projektovej dokumentácie, terminológie, obsahuje sadu procesov pre všetky fázy projektu vrátane ich opisu a funkcionalite. Najznámejší kurz od PMI je Project Management Professional (PMP)

V súvislosti s PMBOK sa často hovorí ako o štandarde. Za týmto označením stojí americký normalizačný inštitút (ANSI), ktorý udelil organizácii PMI v roku 1998 status tvorca štandardu pre riadenie projektov.

Kto stojí za PRINCE2

Axelos, vlastník metodiky PRINCE2 (PRoject IN Control Enviroments)

Do vývoja metodiky investovala obrovské prostriedky vláda Veľkej Británie. Na samom začiatku bolo potrebné identifikovať, prečo projekty zlyhávajú. Zaujímavý analytický výstup ukázal, že ide o stále rovnaké problémy. Tento report bol základným stavebným kameňom pre návrh ,,best practice" postupov, ktoré budú zrozumiteľné a použiteľné pre veľké aj malé projekty.

Metodiku najskôr vlastnil Office of Goverment Commerce (OGC). V roku 2014 prešiel rozvoj metodiky a komplexná správa pod spomínanú join venture organizáciu Axelos. Túto spoločnosť založila vláda Veľkej Británie a spoločnosť Capita. Aktuálna verzia nesie označenie PRINCE2 6th. edition

Silné stránky PMBOK Guide

Keď si budete listovať v knihe PMBOK Guide, určite Vás zarazí, ako komplexne sú spracované znalosti pre všetky projektové disciplíny a etapy v celoživotnom cykle projektu. Témy, ktoré pokrýva PMBOK sú rovnaké ako v prípade PRINCE2.

Hlavnou výhodou ale je komplexnosť a podrobnosť. V celom rozsahu ide o 132 nástrojov a techník. Napríklad Schedule Management obsahuje 25 rôznych techník. Pre ilustráciu metodika PRINCE2 má v celom rozsahu cca 40+ techník.

Niektoré techniky sú na niekoľko stránok, iné sú opísané v pár odstavcoch. Ale je možné s nimi pracovať oddelene. Pokiaľ teda potrebujete momentálne posilniť ziskovosť projektu, nalistujete si doporučenie pre riadenie nákladov.

PMBOK tak môže slúžiť ako skvelá referenčná príručka pre tých, čo chcú mať po ruke vždy čo najväčší rozsah analytických techník a doporučení.

Silné stránky PRINCE2

Menej je niekedy viac. PRINCE2 stavia na zrozumiteľnosti, prehľadnosti a priamočiarom vedení projektu. Projekt je tu vnímaný ako nástroj na dosiahnutie cieľa. Ale podľa môjho názoru najväčšia sila PRINCE2 je založená na kľúčovom a robustnom vypracovaní Business Case, ktorá je špecifikáciou projektu pred samotným začiatkom.

Na samom začiatku si tak rozpracujete výhody a prínosy projektov proti nákladom, harmonogramu a rizikám. Táto iniciačná fáza je vždy pred spustením projektu. Akonáhle je business case schválený, defacto aktualizujete po jednotlivých fázach a kontrolných etapách plán oproti skutočnosti v celom životnom cykle projektu.

Mimochodom nová verzia PMBOK sa tejto filozofii veľmi priblížila (predtým opisovala business case len okrajovo), takže v oboch metodikách pracujete s prínosmi a životaschopnosťou, pred samým spustením projektu.

Druhou veľmi silnou stránkou PRINCE2 sú projektové role. Metodika obsahuje podrobný popis rôl, kompetencii v hierarchii malých, ale aj veľkých projektov.

Zatiaľ čo PMBOK Guide kladie dôraz na to, čo robí projektový manažér, ale PRINCE2 má celú kapitolu, ktorá podrobne opisuje 9 rolí a k nim priradené zodpovednosti každého člena projektového tímu. Pre lepšiu predstavu, za pozretie určite stojí tento diel TX Mag, kde sú jednotlivé role prirovnané k futbalovému tímu. Od športového manažéra, až po hráča na poli.

Treťou silnou stránkou PRINCE2 sú procesy. Celý projekt je rozdelený do 7 procesov, ktoré sú použiteľné pre akýkoľvek typ projektu.

V neposlednom rade je silnou stránkou PRINCE2 tiež 26 produktov. Jedná sa o reporty, registre, logy, plány a ďalšie dokumenty, ktoré potrebujete pre nastavenie a riadenie projektov. Metodika PRINCE2 pritom funguje ako vodítko, ako túto projektovú dokumentáciu používať.

Slabé stránky PMBOK

Role a zodpovednosti

Jedna z najviac vytýkaných oblastí PMBOK je nedostatočný a nezrozumiteľný popis zodpovednosti všetkých členov projektového tímu.

Pokiaľ to porovnáte s PRINCE2, tu je zrozumiteľne opísaných 9 rolí, vrátane zoznamu zodpovedností a doporučení. V PMBOK Guide tieto informácie nenájdete, takže sa môže stať, že niektoré role budú nespomenuté, alebo nebudú mať správne nastavené kompetencie, jednoducho preto, že tu chýbajú.

Miestami až zbytočne zložitá metodika

Menej je niekedy viac. A toto je ten príklad. Druhou slabinou PMBOK Guide sú príliš zložito popísané princípy a procesy. Jeden z mnohých príkladov: CMP (Cost Management Plan), kde môžete nastaviť indikátory pre zaokruhlovanie odhadov a podľa toho určovať priority v rozpočte. Názorové tábory sa v tomto líšia. Jedny vravia, že ide o zbytočné aktivity, ktoré patria skôr do finančného riadenia. Ale nájde sa dosť aj tých, ktorí takéto podrobnosti obhajujú, pretože skrátka patria k doplnkovým znalostiam dobrého manažéra. A to si asi tiež myslia autori PMBOK.

Americký štandard naráža na kultúrne zvyklosti EÚ

PMI je severoamerická inštitúcia, odkiaľ sú primárne i spoluautori metodiky. A tento problém má 2 roviny. Ta prvá, v Európe a EÚ spoločnostiach dominuje projektová metodika PRINCE2. Síce je možné kombinovať oba prístupy, ale pretože majú v rade oblastí odlišný pohľad na vec, s PMBOK prístupmi v projektoch PRINCE2 veľmi nepochodíte.

Druhý problém je kultúrny. Firemná kultúra projektových manažérov sa líši. Každá kultúra má svoje špecifiká a to, čo bude fungovať v USA, nemusí fungovať, alebo nebude zvykom v EÚ, či Asii. Napr. PMBOK popisuje a doporučuje Tuckmanov model pre riadenie projektového tímu. Táto metodika pochádza z roku 1965 a väčšina moderných organizácii využíva skôr agilné prístupy a pracujú s princípmi budovania samo riadiacich tímov.

Slabé stránky PRINCE2

Najväčšou slabinou PRINCE2 je nedostatok nástrojov a techník, v celej metodike nájdete iba 2 techniky v detailnejšej podobe: kontrola kvality a produktové plánovanie. PRINCE2 to obhajuje tým, že existuje celá plejáda techník pre plánovanie a kontrolu projektov, ako napr. analýza rizík, alebo analýza prínosov, ktoré sú podrobne popísané v samostatných knihách, takže ich je potrebné v manuály PRINCE2 znova opakovať.

Záver / zhrnutie

Dobré aj zlé skúsenosti v nás vytvárajú návyky. A tie si prenášame do pracovnej rutiny. K tomu s obľubou používame radu nástrojov a techník, ktoré sme niekde videli. Možno si ich aj vymysleli, alebo okopírovali a upravili k svojmu obrazu. Tieto utility nám automatizujú prácu a pomáhajú sústrediť sa na to podstatné. Obe metodiky osvedčujú osvedčené postupy pre riadenie projektov. Ale každá z nich iným spôsobom a má iné silné, ale aj slabé stránky.

Ak si chcete uľahčiť prácu na projektoch, PMBOK Guide Vám dá mnoho užitočných nástrojov a techník, ktoré Vám zvýšia kvalitu riadenia projektov na vyššiu úroveň.

Oproti tomu metodika PRINCE2 je defacto pôvodca v celom životnom cykle projektu. Relatívne jednoduchý procesný model, ktorý obsahuje 26 kľúčových komponentov je vzájomne prepojený a bude Vašim vodítkom aké informácie v akom stave potrebujete pre ďalšie etapy projektu.

PRINCE2 Manual obsahuje síce podobné témy ako PMBOK Guide, ale nie je tak komplexný, ako metodika od PMI. Na druhú stranu menej je niekedy viac a z nášho pohľadu je omnoho zrozumiteľnejší a v praxi uchopitelnejší.

Myslím si, že PRINCE2 je určite jednoduchší na pochopenie, než PMBOK. Ide o stručnú, ale komplexnú metodiku, ktorá je využiteľná na veľké ale aj malé projekty. Dokonca aj PMBOK v prvej kapitole cituje: tento štandart je skôr vodítko (guidance), než metodika. Keby mám budovať projektový tím, alebo projektovú kanceláriu prvým krokom bude nastavenie metodiky. PRINCE2 umožňuje Waterfall i agile prístup. Akonáhle dosiahnem limit projektovej metodiky PRINCE2, alebo skrátka budem riešiť oblasť, ktorá nie je dostatočne popísaná v manuále PRINCE2, tak PMBOK Guide bude tou najlepšou voľbou, ako zvyšovať efektivitu riadenia projektov.

Na otázku, či je lepší PRINCE2 Manual, alebo PMBOK Guide neexistuje odpoveď, pretože ide o nesprávne položenú otázku. Nie je možné porovnávať metodiku so štandardom. Sú to dve strany jednej mince a vzájomnou synergiou iba získate.