Riadenie projektov vs. programov vs. portfólia

Keď dvaja hovoria to isté, nemusí to byť to isté

Hlavné rozdiely medzi projektom, programom a portfólio manažmentom

Asi nie je potrebné predstavovať, čo znamenajú slová ako projektový manažment, projektová metodika, alebo projektový manažér. Túto funkciu / rolu využívajú veľké i malé spoločnosti naprieč sektormi. Mimochodom tu sme rozoberali, čo robí a koľko zarába projektový manažér.

Čo už nie je tak zrejmé, že projekt je sada činností, ktoré majú svoj začiatok a koniec. Projekt je dočasne vytvorená skupina naplánovaných aktivít, ktorých cieľom je realizácia produktu, služby, zmeny, alebo dosiahnutie nejakého výsledku.

A mnohokrát sa snažíme do projektu zahŕňať aktivity, ktoré spadajú do kategórie programového, alebo portfólio managementu. Hoci ide o veľmi podobné slová, líšia sa z hľadiska svojho účelu, rozsahu a prínosom.

Project Management (PRINCE2)

Schopnosť riadiť projekty sa dnes vyžaduje aj na neprojektových pozíciách. Povedomie o tom by mal mať napr. aj výkonný manažér, riaditeľ atď. To preto, že projektové riadenie už nie je samostatná divízia, alebo aktivita. Ide o spôsob, ako dosahovať stanovených cieľov, koordinovať a realizovať úlohy, ktoré organizáciu posúvajú vpred.

Znie to ako zaujímavá a jednoduchá práca, že? Ale takmer žiadny projektový manažér by nesúhlasil s tvrdením, že riadenie projektov je jednoduché. To preto, že musíte v celom životnom cykle riadiť rad procesov a operácií, potom tu sú ďalšie faktory, ktoré ovplyvňujú úspech, resp. cieľ projektu.

Príkladom môže byť spustenie nového CRM. V prípravnej fáze projektu môžete riešiť, či môže byť existujúca platforma upgradovaná, alebo či implementovať niektoré z hotových riešení na trhu, alebo či vyvinúť svoje vlastné.

Od tohto momentu riešite celú štruktúru ďalších úloh, ako je proces návrhu CRM, vývoj, opis pracovných postupov, testovanie, užívateľská prívetivosť, technológie a ďalšie ... Realizačný tím potom jednotlivé požiadavky musí rozpísať do podrobných úloh, ktoré je nutné realizovať v čiastkových etapách projektu, od návrhu, cez implementáciu, testovanie a optimalizáciu, kým nebude nové CRM akceptované a schválené na použitie.

Úloha projektového manažéra je kľúčová oi. aj preto, že ide o prepojenie medzi užívateľmi, technickou podporou, vývojom a manažmentom. Je zodpovedný za plánovanie projektu, začatie, riadenie, monitorovanie aj akceptáciu všetkých etáp. Musí pritom strážiť ďalšie kritériá, štandardne 6 merateľných parametrov projektu (napr. Podľa metodiky PRINCE2)

• Riziká
• Kvalita
• Rozsah
• Prínosy
• Náklady
• Harmonogram

Aj keď ide v tomto prípade o konkrétny projekt, nové CRM môže plniť rad ďalších výhod (business benefit). Ide tak o komplexnejšiu iniciatívu, pretože medzi ciele môže patriť zníženie nákladov, zvýšenie obchodnej efektivity, expanzia na nové trhy atď .. Táto aktivita by tak mala byť riadená z vyšších miest, než len v rámci projektu.

Rozdiel medzi riadením projektu, programu a portfólia je v rozsahu. Tam, kde končí oblasť riadenia projektu, väčšinou začína riadenie programu.

PRINCE2^® >

Program Management (MSP)

Kým účelom riadenia projektu (agilného, alebo waterfall) je dosiahnutie konkrétneho výsledku, program sa skladá z niekoľkých projektov, ktoré majú spoločne splniť komplexnejší cieľ, väčšinou na základe strategických cieľov organizácie. Program management je teda činnosť, kedy k splneniu cieľa už nestačí jeden projekt, ale dva a viac. Ich vzájomná koordinácia / riadenie je práve riadenie programu.

Programový manažér v našom prípade bude dohliadať na projektového manažéra, ktorý riadi implementáciu CRM, ale aj nad ďalšími projektovými manažérmi, ktorí pracujú na súvisiacich projektoch, ktoré s implementáciou CRM súvisia a sú nevyhnutné preto, aby nový systém spĺňali všetky klientske a užívateľské požiadavky.

S novým CRM napríklad súvisí nová segmentácia klientov, zmeny v obchodných procesoch a marketingu. Môžu nastať organizačné zmeny. To všetko vyžaduje ďalšie plánovanie, návrhy, implementáciu, testovanie a vyhodnocovanie. Všetko pod dohľadom ďalších projektových manažérov, ktorí sú za tieto oblasti, procesy, aktivity zodpovední.

Úlohou programového manažéra je všetky tieto projekty synchronizovať tak, aby v každej fáze bolo dostatok informácií pre správne rozhodovanie. Je vo vašej kompetencii nachádzať súvislosti medzi požiadavkami, podporovať projektových manažérov, realizovať pravidelné stretnutia a pomáhať im držať projektový cyklus v správnom smere, ktorý bude plniť očakávané ciele.

Posledný rozdiel medzi projektom a programom na úrovni programového riadenia je fakt, že metodické riadenie programu ponúka výhody, ktoré nedokážete realizovať individuálnym riadením projektov. Napr. v tomto príklade programový manažér prepája požiadavky projektového manažéra zodpovedného za implementáciu CRM, manažéra obchodu a marketingu. Môžu tu existovať aj ďalšie podprogramy, alebo projekty (podľa komplexnosti) napr. na zjednodušenie procesov v backoffice, účtovných postupov atď ..

Vďaka programovému managementu znásobíte benefity z realizovaných zmien v rámci celej organizácie. Projekty budú prinášať oveľa vyšší úžitok, ak budú riadené na úrovni programu, než ako čiastkové projekty.

MSP^® kurzy >

Portfolio Management (MoP)

Rovnako tak, ako je projekt nástroj pre realizáciu zmeny, ktorá môže byť spolu s ďalšími projektmi zjednotená a riadená na úrovni programového manažmentu, tak aj 2 a viac programov možno zjednotiť, resp. centralizovane riadiť ako portfólio management.

Väčšina ľudí si myslí, že Management of Portfólio nie je nič iné, než vyššia úroveň projektového riadenia. Portfólio Management je predovšetkým o tom, ako realizovať zmeny a zároveň maximalizovať prínosy, udávať projektom správne priority, efektívne rozdeľovať obmedzené zdroje. Projektový manažment je predovšetkým o tom, ako robiť veci správne, zatiaľ čo portfólio sa zameriava na realizáciu správnych vecí.

Takmer žiadna spoločnosť dnes nemá neobmedzené zdroje na realizáciu všetkých obchodných, technologických a ďalších projektov, programov. Organizácie, ktoré realizujú projekty a programy často riešia v priebehu projektu rad problémov. Má potom smerom k projektovým kanceláriám rad otázok:

Ste si istí, že robíte správne projekty?

Odpoveď na túto otázku je v implementácii pravidiel pre výber správnych hodnotiacich kritérií a stanovenie priorít, ktoré určujú prínosy projektu s ohľadom na strategické ciele spoločnosti.

V priebehu projektu sa môže stať, že je potrebné celý zámer zmeniť, alebo dokonca zastaviť. Je preto nutné mať aj pravidlá overovania platnosti projektových zámerov (Business Case). To skvele opisuje projektová metodika PRINCE2.

Ste si istí, že všetky projekty realizujete efektívne?

Tu sa odporúča implementovať "na mieru" best-practices metodiky PRINCE2^® (projektový manažment) a MSP^® (programový manažment). Ak chcete získať detailný prehľad, odporúčame zvoliť najvhodnejšiu formu dohľadu. Napr. audit projektu (Project Health Check, alebo P3M3 Assesment.)

Ste si istí, že projekty realizujete správnym spôsobom / v správnom poradí?

Možno robíme veci správne, ale robíme súčasne správne veci? Napĺňajú všetky projekty, programy a ďalšie aktivity, ktoré schvaľujem očakávania z pohľadu zvýšenia efektivity, zníženia nákladov, získania konkurenčnej výhody a ďalších benefitov? Odpoveď na tieto otázky vám pomôže MoU (Management of Portfolio). Pomáha udávať projektom správne priority, efektívne rozdeľovať zdroje a zlepšovať návratnosť investície (ROI).

Portfólio Management má tiež svoju štruktúru. Vytváranie a dodávanie portfólia. Ide o to, mať predstavu ako projekty a programy chcem spúšťať v danom období, ale tiež čo nechcem, nestihnem, nebudú peniaze, ohrozí to BaU atď ... Definovanie portfólia je mať prehľad o námetovej politike, aktivity, zmeny, programy, projekty.

Posudzujú sa nápady, bonita, stratégie. Niektorý projekt zastaviť, nový schváliť, prehodnotiť stratégiu. Súčasťou MoU je paralelná činnosť k BaU, spol. sa snaží vymyslieť a koordinovať zmenové aktivity, aby prispievali spol. z hľadiska strategických cieľov.

V rámci realizovania dohliadate, či sa aktivity realizujú a dochádza k plneniu benefitov. U projektov a programov väčšinou dochádza k benefitom až po skončení a práve vďaka portfólio vrstve môže dochádzať k riadenému vyhodnocovaniu, či realizované projekty / programy priniesli sľúbené benefity.

MoP^® >

Benefity P3O (Project Program Portfolio)

Rozdiel medzi riadením projektu, programu a portfólia je v konečnom dôsledku v ich zameraní na operatívnu, či strategickú úroveň. Každá z týchto disciplín má svoju vlastnú úlohu a prináša iné benefity na rôznych úrovniach.

Ďalšie články na túto tému sú

• Ako vybudovať kanceláriu riadenia projektov
• Ako P3O pomáha riadiť projektovú kanceláriu
• 11 + 1 najžiadanejších certifikácií pre manažérov

Získať know how pre budovanie a riadenie projektovej, programovej a portfólio kancelárie môžete aj vy. Stačí, keď prídete na P3O Combo (Foundation + Practitioner) kurz

P3O Combo (Foundation + Practitioner) >