P3O^® vám pomôže riadiť projektovú kanceláriu

Aký je účel projektovej kancelárie?

Mnoho organizácií už využíva PMO (Project Management Office, projektová kancelária). PMO sa využíva vo všetkých odvetviach a pomáha realizovať veľké i malé projekty, riadiť zmeny, rozvíjať služby a ďalšie manažérske aktivity. O budovanie projektovej kancelárie sme už písali tu.

Úlohou dobre fungujúcej projektovej kancelárie je zabezpečiť očakávané prínosy projektu a preukázať tak pridanú hodnotu svojej existencie.

Organizácie, ktoré realizujú projekty a programy často riešia v priebehu projektu rad problémov. Akonáhle niečo nefunguje, alebo nespĺňa očakávania, ozve sa vrcholový či senior management a vy ste konfrontovaný s radom otázok, ktoré majú spoločného menovateľa:

Ste si istý, že robíme správne projekty?

Odpoveď na túto otázku je v implementácii pravidiel pre výber správnych hodnotiacich kritérií a stanovenie priorít, ktoré určujú prínosy projektu s ohľadom na strategické ciele spoločnosti.

V priebehu projektu sa môže stať, že je potrebné celý zámer zmeniť, alebo dokonca zastaviť. Je preto nutné mať aj pravidlá overovania platnosti projektových zámerov (Business Case). To skvele opisuje projektová metodika PRINCE2^®. Mimochodom táto certifikácia patrí medzi najžiadanejšie a najlepšie platené kvalifikácie.

Ste si istý, že všetky projekty realizujeme efektívne?

Tu sa odporúča implementovať "na mieru" best-practices metodiky PRINCE2^® (projektový manažment) a MSP^® (programový manažment). Ak chcete získať detailný prehľad, odporúčame zvoliť najvhodnejšiu formu dohľadu. Napr. audit projektu (Project Health Check, alebo P3M3 Assesment.)

Ste si istý, že projekty realizujete správnym spôsobom / v správnom poradí?

Možno robíme veci správne, ale robíme súčasne správne veci? Napĺňajú všetky projekty, programy a ďalšie aktivity, ktoré schvaľujem očakávania z pohľadu zvýšenia efektivity, zníženia nákladov, získania konkurenčnej výhody a ďalších benefitov?

Získať odpoveď na tieto otázky vám pomôže MoP (Management of Portfolio). Pomáha udávať projektom správne priority, efektívne rozdeľovať zdroje a zlepšovať návratnosť investície (ROI).

Aktivity, na ktoré projektová kancelária nestačí

Sú tu ale veľké obmedzenia. Projektová kancelária má zo seniorského manažmentu vopred definované priority a jej účelom je realizácia konkrétneho projektu za vopred stanovených podmienok: merateľných parametrov projektu. Predtým stačili 3 parametre.

Teraz ide väčšinou o 6 merateľných parametrov projektu (viď metodika PRINCE2^®): 1) termín, 2) náklady, 3) kvalita, 4) rozsah, 5) riziká a 6) prínosy. Nič viac, nič menej. A to je ten problém. Projektová kancelária nemá kompetencie riadiť a rozhodovať všetko.

Problém, ktorý stojí za zlyhaním 76% všetkých projektov

Je nedostatočná podpora seniorského manažmentu, nevhodné riadenie rizík, zlá komunikácia, neskoré reakcie na zmenové, či nové požiadavky. To sú najčastejšie príčiny problémov, ktoré v dôsledku znamenajú:

• zvýšenie nákladov projektu
• kvalita zostáva za očakávaním
• projekt nespĺňa očakávané prínosy
• riziká ohrozujúce samotnú existenciu projektu
• oneskorené dodanie výstupov (produktov, či služieb)
• nedostatočný, či zbytočne predimenzovaný rozsah projektu

Riešením je P3O (Project Programme Portfolio Office)

Projekt je unikátna činnosť, ktorá má jasne definovaný cieľ, začiatok a koniec. S riadením projektov vám pomôže najpopulárnejšia projektová metodika PRINCE2^® (Project IN Controlled Environment).

Akonáhle sa dostanete ku komplexnejšiemu projektu, tzn. musíte ho rozdeliť do 2 a viac samostatných projektov, ide o programové riadenie - Managing Successful Programmes (MSP).

A potom tu máme otázku, kto bude udávať projektom správne priority, efektívne rozdeľovať zdroje a zlepšovať návratnosť investície ROI? O to sa stará Management of Portfolio (MoP).

Otázkou rizík v projekte, ale aj v ostatných činnostiach organizácie sa zaoberá Managment or Risk (M_o_R). Metodika pre riadenie rizík (nielen) v projektoch.

Pre všetky tieto vrstvy existujú metodiky, ktoré vám pomôžu s riadením od vrcholového manažmentu, cez senior management až po projektové tímy, resp. manažérov. Hierarchia metodík teda vyzerá takto:

• MoP - Management of Portfolio
• MSP - Managing Successful Programmes
• PRINCE2 - PRoject IN Controlled Environment

Project Program Portfolio kancelária

V každej vrstve máte zodpovedného manažéra, alebo celý tím, resp. kanceláriu pre riadenie projektov, programov, alebo portfólia. Avšak každá vrstva zodpovedá sama za seba, ale kto riadi tieto činnosti ako celok? Kedy projektová kancelária nie je PMO? Keď ide o P3O!

High-level funkcie a služby modelu P3O:

Project Management Office je v organizáciách všeobecne a chybne rozšírená terminológia pre všetky aktivity, ktoré sú zamerané na riadenie projektu, programu alebo portfólia. P3O je skratkou pre Project, Programme and Portfolio Office.

Ide o komplexnú metodiku, ktorá obsahuje rad princípov, procesov a techník pre uľahčenie riadenia projektov, programov a portfólií. Tá obsahuje integrovaný metodický model (framework) všetkých "projektových kancelárií" v organizácii.

Kým rôzne spoločnosti môžu mať rôzne projektové kancelárie, ktoré úspešne riešia rôzne projekty, bez integrovaného frameworku P3O bude ťažké, ak nie nemožné dosiahnuť efektívneho manažmentu portfólia, programov a projektov.

P3O je v každej organizácii komunikačný most medzi službami projektovej kancelárie a strategickým riadením. Z metodického pohľadu ide o centrálny zdroj informácií a podkladov pre manažérske i strategické rozhodovanie.

Riadenie projektovej, programovej, portfólio kancelárie

Spôsob fungovania a riadenia organizácií nie je statický. Mení sa v čase na základe skúseností, meniaceho sa konkurenčného prostredia, alebo stanovených cieľov od vedúceho manažmentu. Pre vás na pozíciách projektov, programov a portfólia to znamená, že sa budú meniť aj výzvy a problémy, ktoré budete riešiť. To môže vo výsledku znamenať zastavenie niektorých projektov, alebo začatia úplne nových.

P3O obsahuje "Best-Practices" príklady najlepšej dobrej praxe. Metodika je pritom technologicky aj odborovo neutrálna. Možno ju využiť na veľké i malé organizácie. P3O je navyše plne kompatibilný s PRINCE2, MSP, MoP. Pomôže vám tak efektívne pracovať na problémoch a ich riešeniach, ktoré budú zohľadňovať strategické požiadavky, vyspelosť organizácie a ďalšie faktory, ktoré ovplyvňujú pridanú hodnotu.

V jednoduchosti je sila. A práve to je účelom P3O (Portfolio, Programme & Project Offices). Tento framework vám dodá všeobecne použiteľné metodické postupy, ktoré manažérom a ich organizáciám umožnia vytvárať, rozvíjať a udržiavať efektívne hierarchické štruktúry pre podporu riadenia PRINCE2 projektov, MSP programov a MoP portfólia.

P3O^® kurzy a certifikácie >