Problémy (nielen) projektového riadenia

Častá dilema projektových manažérov: ako by malo vlastne fungovať prostredie pre efektívne riadenie portfólií, programov a projektov? Odpoveď nájdeme, ak si položíme túto otázku správne:

"Čo charakterizuje dobrý
Portfolio, Programme and Project Office
(P3O) model?"

Zdieľajte informácie v rámci P3O

P3O je skratka pre metodiku riadenia projektov, programov a portfólia (Portfolio, Programme and Project Offices). Je absolútne kľúčové, aby ste vytvorili takú P3O kanceláriu, ktorá podporuje zdieľanie informácií, vedomostí a skúseností. Skúsenosti a poučenie z uskutočnených opatrení, v rámci kľúčových rozhodnutí, pri využívaní rôznych technológií sú cenné aj pre ostatné projekty, programy ale aj pre štandardný chod organizácie (B.A.U. - Business as usual). To je podmienené efektívnym "zachytávaním" informácií a zabezpečením, aby sa jednalo iba o relevantné informácie.

Tento prístup sa však nezaobíde bez spolupráce so sponzormi / vedúcimi projektov a programov. Ich zapojenie je kľúčové už od začiatku tak, aby ste mohli využívať minulé "lessons" ale tiež odovzdávať svoje skúsenosti ostatným.

Úvod do P3O >

Zamerajte sa skôr na učenie ako na vinu

P3Os kancelárie poskytujú proaktívne služby, ktoré napomáhajú rozvoju a neustálemu zlepšovaniu programov a projektov. P3O ale tiež napomáha rastu komunít projektových a programových manažérov. Skôr ako mechanicky analyzovať zlyhania a odhaľovať dôkazy a príčiny, P3O podporuje kontinuálne učenie a využívanie nezdarov pre ďalšie zlepšovanie.

Dôraz je tu kladený na neustále zlepšovanie vyspelosti portfólio, programového a projektového manažmentu, ale aj na odovzdávanie konkrétnych skúseností. A to najmä v úvodných fázach životného cyklu projektov a programov, kedy môžu predchádzajúce skúsenosti pomôcť najviac.

Myslite na pridanú hodnotu pri všetkých aktivitách

P3O model prináša pridanú hodnotu pre všetky zmenové aktivity (projekty a programy), ale aj pre portfólio ako celok. Predpokladá proaktívny prístup, ktorý zvyšuje pridanú hodnotu pri kľúčových rozhodnutiach. Prioritou nie je obyčajný návrh variantov, ale návrh na identifikáciu variantov, ktoré prinesú vyššiu prínosy.
Prístup založený na vyššej pridanej hodnote vyžaduje komunikáciu medzi programami a projektmi a uľahčuje zapojenie ďalších zainteresovaných strán. P3O zlepšuje koordináciu vzájomne prepojených rozhodnutí o portfóliách, programoch a projektoch. K tomu P3O napomáha vytvorením prostredia s jasnou štruktúrou, jasnými pravidlami a strategickými cieľmi.

Inovujte. A naučte sa hovoriť nie. Ako Steve.

"Som pyšný na veľa vecí, ktoré sme neurobili, rovnako ako na tie, ktoré sme vytvorili. Inovácia znamená povedať "nie" tisíckam vecí." Tento výrok predniesol génius Steve Jobs, keď sa vrátil späť do spoločnosti Apple, teda v roku 1997. Firma sa predtým na trhu hľadala, neúspech striedal neúspech v dôsledku toho, že vyrábala kadečo. Okrem počítačov aj periférie, ako tlačiarne, ale extrém sú napr. Apple tenisky. Steve portfólio orezal na 3-4 kľúčové produkty, ktoré pomohli firme prežiť a dostať sa späť na vrchol.

Zapamätajte si, že inovácia vo všeobecnosti znamená zmenu alebo vytváranie efektívnejších procesov, produktov a nápadov. Pre P3O to znamená implementovať nové nápady, vytvárať dynamické výstupy alebo zlepšovať existujúce služby. Miera inovácií na úrovni organizácie sa teda týka úspešnej realizácie programov a projektov.

Pre úspešné riadenie zmien je potrebné každý projekt alebo program sledovať z niekoľkých uhlov ako napr. financie, efektivita inovačného procesu, motivácia zamestnancov a prínosy pre zákazníkov. P3O umožňuje top manažérom rýchly prístup ku kľúčovým informáciám pre efektívnu podporu projektov a programov a tiež pre strategické rozhodnutia.

Orientujete sa na služby?

P3O považuje službu zákazníkom za jeden zo základných kameňov pri dodávaní a ochrane investícií do programov a projektov. Pri každej zmenovej aktivite je potrebné zachovať dobrý pomer medzi cenou, súladom so stratégiou organizácie a výslednými merateľnými prínosmi. Čím viac sú programy a projekty závislé na poradenských službách, tým viac je dôležité, aby P3O "kancelária" priebežne identifikovala a zlepšovala svoje ponuky podporných a expertných služieb a procesov.

Buďte proaktívny analytik, nie zberač dát

Neriešte zbytočné detaily. Pre vytvorenie úspešného prostredia a správnej kultúry je potrebné sa viac zamerať na princípy efektívnej komunikácie, než na detailné komunikačné kroky. P3O pomáha pri nastavení účinnej komunikácie s cieľom u projektov a programov správne nastavovať pravidlá. Ale rovnako užitočná je táto metodika v momente, kedy potrebujete efektívne získanie relevantných informácií napríklad v prípade kľúčových rozhodnutí (rozhodovanie na konci etapy, transformácia zmien do B.A.U.).

Kým reaktívna analytika môže pomôcť pochopiť, čo sa stalo v konkrétnej situácii, proaktívna analýza umožňuje P3O ponúknuť podporu, ktorá môže zlepšiť úspech programu a projektu. Namiesto toho, aby boli problémy riešené v čase, keď nastanú, môžu projekty a programy prijať opatrenia pomocou ktorých sa hrozbám vyhnú alebo sa zníži ich dopad. Táto metóda by mala byť štandardným prístupom pri zhromažďovaní informácií a následnom rozhodovaní.

Pragmatický prístup a flexibilita tam, kde je to vhodné

Pre vytváranie nových biznis príležitostí a pre zachovanie existujúcich hodnôt organizácie hrá kľúčovú úlohu top manažment organizácie. Na ich pleciach je povinnosť vytvárať prostredie s dostatočnou mierou flexibility a agility súčasne pri zachovaní potrebnej stability.

P3O môže podporovať jeden program alebo celý rad programov a projektov. Detailná podoba a veľkosť P3O kancelárie musí vychádzať z mnohých faktorov, okrem iného napr. vyspelosť v projektovom / programovom manažmente a ďalej napr. vízia P3O a tiež biznis prostredie organizácie. Neexistuje 1 verzia pre všetkých, ale každý si s pomocou P3O môže nakonfigurovať vlastný systém riadenia projektov, programov a portfólia.

Skôr pomáhajte, na direktívne riadenie zabudnite

V prostredí rýchlych zmien nikdy nemá jedna osoba kompletnú znalosť všetkého. Doba Ferda mravca je preč. Štúdie navyše jasne poukazujú na fakt, že veliteľský "command and control" štýl je za týchto podmienok neúčinný. P3O napomáha využívaniu efektívneho systému "riadenia na základe výnimky" či princípu. Ide o to, aby vaši ľudia na frontovej línii mali prístup k presným a aktuálnym informáciám, na základe ktorých sa budú ďalej rozhodovať vo váš prospech. Dobre fungujúca P3O kancelária doslova vytvára prostredie, ktoré flexibilne reaguje na interné a externé zmeny. Vaša organizácia bude žiť s razantne menšou byrokraciou.

Nastavte si riadenie na základe cieľov

Riadenie na základe cieľov teda "managing by objectives" má za cieľ zlepšiť výkonnosť organizácie tým, že jasne definuje ciele, ktoré zhodne zdieľa manažment spoločnosti a tiež manažment projektov a programov. Možnosť účasti pri stanovovaní cieľov a plánov rozvoja a zmien zaisťuje lepšiu angažovanosť zamestnancov, ako aj súlad so strategickými cieľmi celej organizácie.

Pri prechode na "riadenie na základe cieľov" musí organizácia sledovať rad výkonnostných metrík navrhnutých tak, aby pomáhali projektom a programom smerovať ku vzájomne dohodnutým cieľom.

Majte vieru v neustále zlepšovanie prostredníctvom zažitých skúseností

Efektívne zmeny organizácie "change the business" sú rovnako dôležité, ako štandardná prevádzka organizácie (B.A.U. alebo tiež "run the business"). Efektívne organizácie využívajú "best-practices" prístupy pre projektový a programový manažment k tomu, aby realizácia zmien prebiehala v rámci finančných a strategických cieľov. P3O považuje proces zlepšovania za kontinuálny s cieľom neustáleho zlepšovania výrobkov, služieb alebo procesov.

Stručne povedané, je dôležité porozumieť organizačnej kultúre, do ktorej budete model P3O prinášať, a prispôsobiť prístup a komunikáciu tak, aby zodpovedali organizácii. Organizácie si uvedomujú, že dobrý manažment programov a projektov sa nestáva izolovane bez zapojenia P3O kancelárií, ktoré poskytujú rozhodovací a podporný model pre všetky biznis zmeny v rámci organizácie.

Kde a ako začať?

Ak patríte do skupiny manažérov na úrovni projektov, programov, či portfólia, ktoré tieto vlastnosti P3O zaujali, ale chcete rýchly briefing od skúseného P3O konzultanta, potom určite stojí za investíciu tento 1/2 denný manažérsky úvod P3O Intro ™viď.: https://www.tx.sk/p3o