V čom sa líšia projekty od programov?

Väčšina manažérov stále nerozlišuje projekty od programov. Nedokážu tak správne vyhodnotiť, ktorý prístup je vhodnejší pre plánovanie a realizáciu strategických zmien.

Prvý krok

Na začiatku je kľúčové ujasniť si, či tieto aktivity budete riadiť ako program, alebo projekt. Vaše rozhodnutie ovplyvní to, do akej miery bude riadenie zmien efektívne, aké právomoci pre rozhodovanie a zodpovednosť poskytnete členom v tíme.

Nesprávne rozhodnutia a nedostatok jasne definovaných rolí (zodpovednosti) je jedným z hlavných dôvodov, prečo projekty / programy zlyhávajú. Niektoré organizácie tak zvolia najhorší možný spôsob riadenia "zídeme sa a nejako sa dohodneme".

Project vs. Program

Potrebujete riadiť len výstupy a schopnosti, alebo aj výsledky a prínosy?

• Outputs/Výstupy. Resp. fyzické entity, ktoré dodávame
• Benefits/Výhody. Merateľné zlepšenie na základe preskúmania oproti východiskovému stavu
• Capability/Schopnosti. Preškolenie zainteresovaných strán "ako správne využívať výstupy"
• Outcomes/Výsledky. Ak začnú užívatelia využívať výstupy ako BAU (súčasť svojej bežnej činnosti, Business as Usual)

Programové riadenie ( MSP ) pokrýva dodávku všetkých vyššie uvedených oblastí, zatiaľ čo princípy riadenia projektov pokrývajú iba dodanie Outputs a Capabilities. Práve preto je dôležité, aby všetky realizované zmeny bez ohľadu na veľkosť a priemysel dodržiavali zásady riadenia programu. V súčasnosti sa väčšina organizácií zameriava skôr na poskytovanie výstupov a schopností, ako na výsledky a preskúmanie súvisiacich benefitov.

Hoci by Princípy programového konania mali platiť vždy, kľúčovou otázkou pre organizáciu je vždy či zmeny riadiť ako program, alebo projekt. Ak je možné zmenu realizovať za pomocou jediného projektu, vystačíme si s projektovou metodikou PRINCE2. Pokiaľ ale zmeny majú za dôsledok realizáciu viacerých projektov, je vhodnejšie je realizovať ako program.

Najčastejšie chyby a problémy

Niektoré organizácie stále neuplatňujú systémový prístup k riadeniu zmien. Ďalšie nerozlišujú medzi riadením programov a projektov. V dôsledku toho narastá v priebehu realizácie dezinformovanosť, požiadavky sa zložito vynucujú, nesúrodé procesy, postupy a šablóny spôsobujú zmätok. Tým narastá nedôvera celého tímu v úspešnú realizáciu.

Management organizácie by mal prevziať zodpovednosť za organizačnú metodiku riadenia a preškolenie projektových a programových manažérov. Ak zamestnanci získajú kvalitné vzdelanie vo forme MSP, alebo PRINCE2, budú schopní vyhodnotiť situáciu a sami sa rozhodnú, ktorý prístup je správny.

Prínosy Best Practice MSP a PRINCE2

• Metodiku MSP využijete vtedy, ak chcete mať pod kontrolou kompletnú realizáciu zmien.
• Kým PRINCE2 sa zameriava iba na dodanie výstupov (Outputs) a Schopnosťou (Capability) včas, podľa očakávaných nákladov a v požadovanej kvalite.
• MSP poskytuje sadu best practice, ktorá eliminuje riziká a výrazne zvyšuje šance na úspešnú realizáciu programu.
• Programové riadenie začína od jasne definovanej vízie a strategických cieľov, až následne rieši rozpad na projekty.
• Ak umožníte, aby váš tím získal prístup k best practice PRINCE2 a MSP, zvýšite efektivitu a schopnosť realizáciu projektov, či zmien.