Skopírujte zručnosti úspešných projektových manažérov

Pretože 70% projektov končí zle?

Aktuálne reporty o stave projektov stále vykazujú, že až 70% nedodržalo plánovaný harmonogram, rozpočet, alebo nedodržanie požadovanej kvality a očakávaných výsledkov.

Drvivá väčšina spoločností chce mať pod kontrolou svoje náklady a snaží sa pracovať efektívnejšie, tj. S nižšími výdavkami. Napriek tomu ich projekty zlyhávajú.

Teórií proti zlyhaniu v projekte? Ani náhodou.

Cieľom klasických kurzov je preukázanie vedomostí (certifikát), nie schopnosťou (úspešný projekt)

Investície do vzdelávacích kurzov projektového riadenia tečú otvoreným kohútikom. Snahou je získať nové vedomosti, využiť overené postupy a eliminovať tak možné riziká. O teoretickej príprave svedčí obrovské množstvo certifikáciou, ktorými sa pýši absolventi. Ale napriek tomu všetko je aplikácia týchto znalostí mizivá, ako ukazujú štatisticky neúspešných projektov.

Gamifikácia, resp. simulácia reálneho projektu v bezpečnom "virtuálnom" prostredie

Manažérske simulácie odbúravajú zbytočné a neproduktívne aktivity a naopak sa snaží nájsť tie princípy a metodické postupy, pomocou ktorých si všetci zainteresovaní v projekte dokážu nájsť najlepšiu cestu (variant, spôsob) a kontinuity činností vynaložených v projekte.

Čím viac omylov, prešľapov a negatívnych skúseností si v simuláciu prežijete, tým viac vás to v praxi ochráni pred zbytočnými chybami. Ak to myslíte so zlepšením projektového riadenia vážne, toto je tá pravá cesta.

Výsledkom simulácie je minimalizácia chaosu, neporozumenie, rýchlejšie dodanie výstupov, zamedzenie plytvania v rozpočte a oveľa lepšiu transparentnosť projektu ako takého.

V simulácii sa nemusíte báť urobiť úprimnú chybu. Je potreba zlyhať. Prežiť si chyby. Čo najviac chýb. Rýchlo sa z nich poučiť a už je neopakovať.

Presne toto je nový trend vo vzdelávaní. Klasické teoretické kurzy pomaly, ale isto vymierajú. Stále majú svojich priaznivcov a evanjelistu v podobe trénerov, ich počet však stále klesá.

Manažéri chcú, aby si ich ľudia prežili neúspech. Ale ideálne v simulovanom bezpečnom prostredí, kde zlyhanie nenapácha organizáciu žiadne škody.

Simuláciu možno využiť nielen na testovanie teórie v praxi, ale aj ako prostriedok pre zlepšenie kultúry projektového riadenia, natavenie pravidiel, princípov metodiky, alebo aj ako audit efektívnosti projektovej kancelárie.

Vďaka tomu si tieto "negatívne skúsenosti" a súvisiace dopady na harmonogram, rozpočet, kvalitu a spokojnosť s výstupmi môžete prežiť a poučiť sa z nich v bezpečnom prostredí simulácie ...

A to všetko za 1 deň. Nie za týždne, alebo mesiace bolestivých situácií a frustrácie na živých projektoch, kde nie je cesta späť a dopady môžu byť fatálne.

Ako a kde využiť simuláciu / gamifikáciu?

Simulácia má radu využití, nie len ako preklopenie teórie PRINCE2 Agile a SCRUM, Kanban a ďalšie do praxe.

V zahraničí je často využívaná aj ako kick-off nástroj v reálnych projektoch. Vďaka tomu odbúrava "budúcej" bariéry u skeptikov a pomáha dohodnúť, otestovať rozsah a spôsob práce každého zainteresovaného v projekte.

Vytvára tímové prostredie, v ktorom si môžete s "product owner", SCRUM Masterom a ďalšími vyskúšať role, ich zodpovednosti, úlohy v projektovej agende, vrátane prioritizácia, rozhodovanie a zabezpečovanie správnych výsledkov.

Príklad z nedávnej praxe

Klient u TAYLLORCOX najskôr investoval do "štandardného školenie" PRINCE2R Agile. Následne sa rozhodol podstúpiť simuláciu. Zadaním doslova bolo: dostať sa s celým tímom pod paľbu všetkých potenciálnych problémov a krízových situácií, ktoré sú reálnou hrozbou. Cieľ: prežiť si všetko bez reálnych škôd a strát. Poučiť sa, zlepšiť plánovanie a riadenie projektu. Nastaviť komunikáciu a byť pripravený na "neočakávané".

Ako kurz ohodnotil vedúci projektovej kancelárie?

Ak si teraz z tejto simulácie odvezieme a aplikujeme všetko, čo sme sa dnes naučili o agile a riadenia rizík na 10% našich projektov dopady budú obrovské. Predídeme plytvanie, preťaženie zamestnancov a meškanie termínov, čo zodpovedá miliónom eur a tisíce hodinám práce?

Ako taká simulácia prebieha?

Všetko čo potrebujete vedieť za 6 hodín: Challange of Egypt

Na veľkom príbehu pyramíd si vyskúšate, prečo dnešný projekty zlyhávajú. Vďaka spätnej reflexiu v každom kole získate nielen nové skúsenosti, ale aj praktické tipy, ako nabudúce riadiť projekty lepšie.

Myslíte si, že simulácia Challenge of Egypt nie je vhodná pre vaše projekty? Omyl. Vedeli ste, že prvé zmienky o projektovom riadení vznikli v období pyramíd? Vytvorili sme simuláciu, ktorá je "odborovo neutrálny", postavená na silnom príbehu.

Simulácia obsahuje 1.000+ pascí a paštičiek, ktoré číhajú na každého projektového manažéra, či už riadi projekty v akomkoľvek segmente. Využitie nájde vo výrobe, IT, marketingu, vývoji, alebo kdekoľvek inde. Simulácia zahŕňa to najdôležitejšie z problémov a rizík 24 mesačného agilného projektu v 6 hodinách.

Challange of Egypt sa hrá na niekoľko kôl. To dáva tímu šancu na okamžitú sebareflexiu, preskúmanie postupov a zlepšenie prístupu k agilný transformácii v ďalšom kole. To všetko pod vedením skúseného certifikovaného game leadera. Na konci simulácia bude mať projektový tím odladené postupy a úspešne postaví pyramídu, Faraónov cieľ.

Navyše na konci celej simulácie vám vypracujeme analýzu silných a slabých stránok, vrátane odporúčaní čo a ako nasadiť. Vďaka tomu dokážete prakticky ihneď ďalší pracovný deň pomocou quick win meniť kultúru projektového riadenia k lepšiemu.

Bohužiaľ rad organizácií netuší, aký potenciál skrývajú manažérskej simulácie. Ich postoj je "potrebujeme teóriu a certifikát". Simulácia považujú na dobrý doplnok ku školenia, ale ako "nice to have", nie must have ". Nezabudnite, že iba 30% projektov je úspešne dotiahnuté do cieľa.

V simulácii ide riadiť projekty rôznej obtiažnosti. Je teda úplne ideálny nastaviť ju do učebných cieľov tak, aby sme si prehlbovali vedomosti a posúvali sa ďalej na základe získaných skúseností. Príjemným benefitom simulácie je zdieľanie know-how v tíme.

Aké sú prínosy simulácie pohľadom absolventov?

• Predviedli sme si všetku teóriu v praxi
• Zvýšili sme výkonnosť projektového tímu
• Pochopili sme všetky projektové roly, zodpovednosti, závislosti
• Objavili sme obrovské množstvo skrytého potenciálu v našom tíme
• Vyskúšali sme si využitie metodiky PRINCE2, Agile a SCRUM v reálnych situáciách
• Všetky chyby a riziká, na ktorých sa učíme sú v simulovanom, nie reálnom prostredí
• Za 1 deň sme objavili hŕbu nových pre projekt kriticky dôležitých postupov a techník

Scenár simulácie

Vedeli ste, že prvé zmienky o projektovom riadení siahajú do obdobia pyramíd, tj. 2.000 rokov p.n.l.?

Celá manažérska hra formou gamifikácia postaví účastníkov do projektovej organizácie. Nachádzame sa v starovekom Egypte. Faraón (Game Leader) zadal projekt na vybudovanie pyramídy. Od projektu očakáva, že stavba bude funkčná ešte tisíce rokov po jeho smrti.

Má to byť natoľko technologicky unikátny projekt. Očakáva sa, že v budúcnosti bude vyhlásený za jeden z divov sveta. A posmrtnú ziskovosť projektu a jeho financovanie zaistí prehliadky pyramídy turistov.

Sú tu aj ďalšie významy, ktoré musia tento projekt plniť (náboženský, ideologický, politický a hospodársky). Vedeli ste, že na projekte pyramíd bola rôznym spôsobom zainteresovaná až 1/4 obyvateľov krajiny? Ide teda o obrovskú projektovú kanceláriu.

Pre tento projekt bude stanovený vedúci projektu a projektový tím, ktorý pripraví plán a bude zodpovedný za administráciu projektu. V prvom rade musí špecifikovať parametre a kritériá projektu, pripraviť projektový plán a rozdeliť medzi projektový tím riadenia čiastkových aktivít.

Emócie. Zlyhania...
Aha moment. Poučenie

Reálna agilná transformácia vo virtuálnom prostredí simulácie

Projektový tím je konfrontovaný s nadriadeným, ale aj s biznisom a užívateľmi vo vnútri organizácie. Musíte zvládnuť riadenie na základe výnimiek. Bude sa vysporiadavať s množstvom zmien v rozsahu projektu. Musíte postupne aktualizovať projektový plán. Prerozdeľovať obmedzené role, aby ste pyramídu dostavali včas.

Pretože ide o živý projekt, ovplyvňujú ho interné i externé udalosti (choroby, vojna atď.) Sú to výzvy, s ktorými je nutné sa vysporiadať, aby bol projekt dodaný načas, v požadovanej kvalite, dodržal sa stanovený rozpočet a potrebný rozsah.

Že to všetko zvládnete? Tak pozor, Faraón je mocný vodca a prichádza s nápadmi, ďalšími otázkami a požiadavkami. Pokiaľ chcete stavbu pyramídy dokončiť, musíte sa naučiť vysporiadať sa týmito udalosťami v celom životnom cykle projektu.

Simulácia ide upraviť na mieru špecifickým potrebám a cieľom tak, aby vyhovoval vašim projektom. Naučíte sa správne aplikovať metodiku PRINCE2, Agile a SCRUM, alebo i PMI. Ukážeme vám, ako správne postaviť business case, aby bol vôbec realizovateľný.

Je to ťažká výzva, v ktorej ste konfrontovaní a jedinou cestou do cieľa projektu je zvládnu vedúcou aj medziľudské zručnosti. Fantastické je, že ide o simuláciu na príbehu starom 2000 rokov, napriek tomu si na ňom najlepšie precvičíte zručnosti riadenia projektov a budete konfrontovaní s celým radom dômyselných problémov, ktoré v reálnom živote riešite.

Ukážeme vám, ako stanoviť správne priority podľa klientskych požiadaviek. Naučíte sa pracovať s Work Package, ukážeme vám ako riadiť riziká, tolerancie a ďalšie osvedčené princípy a techniky projektového manažmentu. Ukážeme, ako nastaviť efektívnu komunikáciu naprieč rolami, že aj klient bude nadšený.

Zvládli by ste projekt výstavby pyramídy tak ako Egypťania? Poďte si to vyskúšať. Ak to myslíte s riadením projektov vážne a chcete si prakticky osvojiť agilné techniky ako Scrum, alebo PRINCE2^® Agile túto simuláciu musíte zažiť.

Mám záujem o simuláciu!