Riadenie projektov s PRINCE2 aj MSP

Prečo programové riadenie a čo je vlastne MSP?

MSP je skratka Managing Successful Programmes. Ide o best practice metodiku a dnes už štandard pre riadenie niekoľkých projektov, ktoré majú rovnaký strategický cieľ.

Táto manažérska disciplína sa často označuje aj ako programme management, programové riadenie atď. Na kurzoch aj projektoch často riešime otázku, či má pre organizáciu MSP zmysel, keď už riadi projekty podľa PRINCE2.

Eduard Pitka (MSP Approved Trainer) nám vysvetlí, prečo je dôležité využívať obe metodiky a ako s pomocou MSP získať z projektov maximum.

Program vs. Project Management

V projektoch riadených metodikou PRINCE2 má už od začiatku pomerne jasnú predstavu o cieľoch projektu, čo je predmetom Business Case. Projekt štartujete s jasným mandátom a prepracovaným riadiacim dokumentom Project Brief.

Projekt predstavuje akýsi taktický plán, ktorý riadi projektový manažér v celom životnom cykle projektu čo najkratšou cestou z miesta A do miesta B. To znamená, že už dopredu viete, čo je to bod B. Ako vyzerá a čo musíte urobiť preto, aby ste tohto cieľ dosiahli.

Každý, kto už nejaký projekt riadil potvrdí, že tento stav predstavuje ideálny start-up projektu. V drvivej väčšine situácií zainteresované strany nedokážu odhadnúť, či predpovedať aké všetky dopady projek má. Tzn. čo sa musí zmeniť, aký mandát budete potrebovať atď. Presne na tieto situácie je MSP.

Koľko z vás je schopných detailne pripraviť strategický projekt, ako napr.:

• Poskytovanie špičkových služieb pre zákazníkov
• Upgrade na rýchlejšie technológie internetového pripojenia
• Motivácia zamestnancov k zvýšeniu zákazníckej spokojnosti

Ide o výzvy, ktorým čelí väčšina organizácií. Ale z tohto zadania nie je hneď jasné, aké projekty musíme realizovať, aké sú požadované výsledky. Cesta z A do B môže vyzerať len ako niekoľko jednoduchých krokov, ale potrebné realizovať ďalšie / čiastkové projekty nastane až v rámci projektu.

MSP vám v týchto situáciách pomôže vybudovať Roadmap. Tá vás prevedie transformáciou zo strategický plánov cez projekty do stavu, kedy sa požadované ciele zmenia na realitu. Rozhodovanie v rámci projektu bude riadené cez strategické ciele, nie nekoncepčné projektové adhoc aktivity.

MSP preklenuje medzeru medzi strategickým cieľom a projektmi tým, že definuje:

• Benefity, ktorých musí organizácia dosiahnuť, aby splnila vízie a ciele
• Nové funkcie, ktoré budú realizované a implementované pomocou čiastkových projektov
• Organizácie, ktoré majú zavedené MSP dávajú rovnakú váhu operatívnemu aj programovému riadeniu, čím dochádza k plynulej transformácii, bez vedľajších následkov.

Ďalší dôvod, prečo zvážiť nasadenie MSP sa týka komplexných projektov. S pomocou PRINCE2 odriadíte vždy iba 1 projekt = 1 Business Case. MSP bude realizovať paralelne niekoľko projektov súčasne. Každý z projektov tak bude v inej fáze, podľa priorít stanovených programovým manažérom.

Programový manažér si tak ušetrí aj veľa času, pretože namiesto separátneho riadenia samostatných Business Case projektov, budete pracovať s jedným, ktorý bude zahŕňať celý skupinu projektov.

To môže byť nakoniec hlavný dôvod pre zapojenie MSP do organizácie: zastavíte plytvanie zbytočného úsilia na projektoch tým, že sa navzájom nepodporujú, alebo si dokonca konkurujú (častý korporátny problém). Príjemný bonus je uprednostňovanie tých aktivít, ktoré sú v súlade a majú "vyšší princíp".

MSP dobre nadväzuje na pipeline management ...!

Udržíte životaschopné zdroje v projekte a zaistíte ich najefektívnejšie využitie na rôzne etapy. To vám pomôže rovnomerne rozložiť objem a tok práce i v situácii, keď niektoré projekty sú oneskorené, či zrušené. Maximalizácia efektívneho využitia investícií a iných zdrojov v projekte je pre mnoho organizácií ten najsilnejším dôvod, pre MSP.

MSP vám pomôže definovať, spravovať a dosiahnuť požadovaných benefitov, bez negatívnych dôsledkov. MSP podporuje cross funkčné aktivity, čo núti organizáciu aj programový manažment optimálne využiť projekty a ich zdroje.

MSP a PRINCE2 spoločne tvoria synergiu

A to medzi manažmentom organizácie a zmenami realizovanými cez projekty. Adaptácia MSP do projektového riadenia PRINCE2 umožňuje organizáciám

• Uistiť sa, že plánované zmeny sú životaschopné a prospešné
• Pochopiť, čo všetko znamená realizácia požadovaných benefitov
• Realizovať ideálny mix projektov, ktorý v správnej kombinácii prinesie požadované výhody

Top Management získa jasnú víziu pre to, ako by mala organizácia v budúcnosti po realizovaných projektoch / programoch vyzerať. Vrcholový manažment zvyčajne nebýva tým najlepším miestom, kde možno definovať čo znamenajú požadované zmeny. MSP programme management tak môže byť vhodný bod medzi víziou, očakávaním a projektami.

Takže stále chcete byť vo svete, ktorý je postavený na reportovaní, maximalizácií efektivity, riadením corporate governance a pod neustálou paľbou projektov bez programového riadenia MSP^® ...?